Cuentas a pagar para hostelería multi-local

El dolor específico de la hostelería multi-local

1. Compras descentralizadas, control central

Cada local pide lo que necesita. Las facturas tienen que casarse con el centro correcto. Si el responsable de cada local no centraliza pedidos, terminas pagando lo que pidió alguien sin que nadie revise.

2. Proveedores múltiples por categoría

Bebidas, carne, fruta, lavandería, mantenimiento, limpieza, energía, telecomunicaciones. Cada local con su mix. Multiplicado por todos los locales, son cientos de líneas de facturación al mes.

3. Pedidos verbales que se convierten en albaranes

"Manda 4 cajas de cerveza" por WhatsApp y al día siguiente llega el albarán. No hay PO formal. La factura llega 15 días después y nadie sabe a qué corresponde exactamente.

4. Food cost y margen al céntimo

En hostelería, 1-2 % de varianza de precio sobre el coste de mercaderías es la diferencia entre ganar y perder dinero ese mes. Si cuadras por totales, esos puntos se escapan.

5. Factura electrónica obligatoria 2026

Tus proveedores grandes (Makro, fabricantes de bebidas, distribuidoras de fruta) van a empezar a enviarte XML estructurado en septiembre 2026. Si tu sistema no está preparado, el cierre se complica.

Cómo lo resuelve ininvoice

1. Captura cada factura desde el correo central de administración o de cada local.
2. Atriniza la factura al local correspondiente por proveedor + dirección de entrega + patrones aprendidos.
3. Cruce línea a línea contra el pedido (si hay) o detección de variación vs. histórico del proveedor.
4. Detecta duplicados entre locales o canales (mismo proveedor enviando factura por correo y luego copia con sello).
5. Detecta cambios de precio respecto al patrón histórico y los marca para revisión.
6. Exporta a tu ERP con el centro de coste correcto, listo para contabilizar.

Caso de uso real

Cadena de 12 restaurantes en Madrid y Barcelona, 800 facturas/mes (acumulando todos los locales), Holded como ERP. Sus dolores antes de automatizar:

• 1 persona dedicada full-time solo a recibir, clasificar y meter en Holded.
• ~2-3 sobrepagos detectados al mes, todos relacionados con cambios de precio no comunicados.
• Cierre mensual a 2 semanas porque las facturas tardaban en estar todas atribuidas correctamente.

Después de ininvoice (estimación): la persona pasa el 80 % de su tiempo en otras tareas administrativas; las excepciones se resuelven en el mismo día; cierre al día 5.

Estimaciones del perfil cadena hostelería multi-local. Tu cifra real depende del rigor del proceso actual.

Qué tipo de hostelería encaja

• Cadenas de restauración 5-30 locales propios o franquicia central.
• Grupos de hoteles independientes con compras descentralizadas.
• Catering corporativo con varios centros.
• Cadenas de cafeterías y cocinas centrales que abastecen tiendas.

Compatible con tu ERP

• Holded (típico en cadenas digitales)
• Sage 50/200 (cadenas medianas/grandes)
• A3 (con asesoría externa típica)
• Quipu