Cómo controlar las facturas de proveedor que entran en Holded
Holded es el ERP que más usan las pymes españolas digitales. Lo hace bien: contabiliza, factura, concilia banco, declara modelos. Pero el control de las facturas que recibes (el cuadre línea a línea con pedidos y albaranes) no es su foco. Eso lo cubre ininvoice. Convivimos. No sustituimos.
El reparto natural: Holded contabiliza, ininvoice valida
| Tarea | Holded | ininvoice |
|---|---|---|
| Recibir factura del correo del proveedor | Manual / módulo extra | Automático (Gmail/Outlook) |
| Extraer líneas de la factura | OCR básico | OCR/IDP línea a línea sin plantillas |
| Cruzar con pedido de compra | Comparación de totales | Línea a línea pre-impuestos |
| Cruzar con albarán | No automatizado | Sí, recepciones parciales incluidas |
| Detectar duplicados | Por número de factura | Multi-criterio (proveedor + nº + fecha + importe + hash) |
| Score de riesgo por factura | No | 0-100 con señales explícitas |
| Routing de excepciones por tipo | No | Precio → compras / cantidad → almacén / duplicado → bloqueo |
| Contabilizar la factura | Sí, función central | No |
| Conciliar banco | Sí | No |
| Modelos fiscales (303, 390, 347) | Sí | No |
| Emitir facturas a clientes | Sí | No |
Lo que ves: ninguno de los dos pisa al otro. Holded sigue siendo tu ERP. ininvoice añade la capa que falta antes de que la factura entre a Holded.
Por qué Holded no hace el cuadre línea a línea
No es un fallo de Holded. Es una decisión de producto. Los ERPs y software de contabilidad están diseñados para una pyme que ya tiene la factura validada cuando llega al sistema. Asumen que alguien antes ya la cuadró. Por eso comparan totales, no líneas.
Para una pyme con 30 facturas/mes ese modelo funciona: alguien revisa a mano, cuadra en un Excel, y mete en Holded. Para una pyme con 600 facturas/mes el modelo colapsa: nadie tiene tiempo de revisar línea a línea cada documento, y los sobrepagos invisibles se acumulan.
Detalle de cómo se escapan los sobrepagos cuando solo cuadras totales: El cuadre por totales es una trampa.
El flujo combinado Holded + ininvoice
- Tu proveedor te envía factura por correo (PDF o XML estructurado).
- ininvoice captura del correo, lee línea a línea, busca el pedido, valida albarán.
- Si todo cuadra, ininvoice exporta a CSV importable en Holded: listo para contabilizar.
- Si hay excepción (precio, cantidad, duplicado), te enruta al responsable correcto. La factura no entra a Holded hasta que se resuelve.
- En Holded se contabiliza con datos limpios, se concilia con el banco al pagarse, se cruza al modelo 303 sin sorpresas.
Para qué pymes con Holded encaja especialmente bien
- Pymes que reciben 100-2.000 facturas de proveedor al mes.
- Negocios con muchos pedidos abiertos: distribución, hostelería multi-local, retail, manufactura ligera, construcción.
- Equipos administrativos pequeños que se ven desbordados al cierre mensual.
- Empresas que han detectado al menos un sobrepago / duplicado al mes y saben que es la punta del iceberg.
Para qué NO encaja
- Pymes con menos de 50 facturas/mes: el ahorro de horas no compensa.
- Negocios B2C puro sin proveedores significativos.
- Empresas que no usan pedidos de compra estructurados (compras puntuales sin PO documentado).
Cómo se conecta a Holded hoy
De forma transparente: ininvoice exporta los gastos validados en formato CSV importable directamente en Holded. Tu equipo de contabilidad importa el lote en Holded en 5-10 minutos al cierre del día.
Estamos trabajando en integración API nativa con Holded. Mientras tanto, el flujo CSV cubre la operativa diaria sin fricción y sin dependencia de IT propio. Si tu pyme requiere flujo más automatizado, Lo hablamos antes.
Cumplimiento normativo Verifactu, factura electrónica y SII
Las normativas que llegan en 2026-2027 afectan tanto a Holded como al flujo de recepción:
- Factura electrónica obligatoria: los proveedores grandes empiezan septiembre 2026 a enviarte XML estructurado en lugar de PDF. ininvoice procesa los formatos (FacturaE, Factur-X, UBL, CII).
- Verifactu: desde 2027 las facturas que recibes traen QR + hash. ininvoice valida el QR contra AEAT.
- SII: Holded gestiona el reporte. ininvoice ayuda a tener los datos limpios y rápidos.
¿Usas Holded y recibes muchas facturas de proveedor?
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Preguntas frecuentes
- ¿Sustituye ininvoice a Holded?
- No. Holded sigue siendo tu ERP. ininvoice valida las facturas antes de que entren a Holded.
- ¿Pierdo funcionalidades de Holded si uso ininvoice?
- Ninguna. Tu Holded sigue funcionando exactamente igual. ininvoice añade una capa que se sienta antes, no toca lo que ya tienes configurado.
- ¿Necesito un plan especial de Holded?
- No. Cualquier plan Holded que importe CSV vale.
- ¿Cuánto tarda la implantación?
- Plug and play. Conectas tu correo (Gmail u Outlook), nos pasas tus pedidos abiertos en CSV, y empezamos a procesar facturas reales.
- ¿Cuánto cuesta?
- Plan: 249 EUR/mes hasta 300 facturas/mes. Sin coste de implementación, sin permanencia. Ver precio completo.
- ¿Qué pasa con las facturas que ya están en Holded?
- Las dejamos en paz. ininvoice solo procesa las nuevas que llegan a partir del momento en que conectas el correo.
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