Software para gestionar las facturas que recibes de tus proveedores

El problema que tu ERP de contabilidad no resuelve

Si tu pyme recibe entre 100 y 2.000 facturas de proveedor al mes, te encuentras con un trabajo invisible: alguien tiene que recibir cada factura, abrirla, comprobarla contra el pedido, contra el albarán, marcar discrepancias, registrar duplicados, hablar con el proveedor, decidir si se paga, contabilizar y archivar. Eso son horas todos los días.

Holded, Quipu, Anfix y similares contabilizan la factura. Te la registran como gasto. Pero el trabajo de control (¿este precio es el que pacté? ¿esta cantidad es la que recibí? ¿esto es duplicado?) lo sigue haciendo una persona en Excel.

Aquí entra ininvoice. No reemplaza tu contabilidad. Es la capa que vive antes: recibe la factura, la valida, la cruza, la enruta y luego se la pasa a tu ERP ya validada.

Para quién es este software

Es para ti si...

• Recibes entre 100 y 2.000 facturas al mes de proveedor.
• La mayoría de tus proveedores son españoles (alguna casuística intra-UE puntual aceptable).
• Tu ERP es Holded, Sage 50/200, A3, Contasol, Quipu, o convives con Excel + asesoría externa.
• Procesas pedidos de compra y recibes albaranes (industria, distribución, hostelería, construcción, retail).
• Has detectado al menos una vez al mes un sobrepago o un duplicado por error.

NO es para ti si...

• Procesas menos de 50 facturas al mes: el ahorro no compensa.
• Eres multinacional con pagos multi-currency complejos: Tipalti o Coupa son mejor encaje.
• Tu negocio es B2C puro y no recibes facturas de proveedores significativas.

Lo que resuelve un software de facturas recibidas

Cinco categorías de problemas concretos que se manifiestan cada día:

1. Captura sin trabajo manual

Las facturas llegan por correo, por portal del proveedor, por WhatsApp, por papel escaneado. Tu sistema tiene que aceptarlas todas y normalizarlas. ininvoice se conecta a Gmail u Outlook (OAuth solo lectura) y captura facturas automáticamente.

2. Extracción línea a línea

No basta con leer la cabecera (proveedor, fecha, total). Necesitas las líneas individuales: descripción, cantidad, precio unitario, descuento. Sin las líneas no puedes cuadrar contra el pedido. Aquí explicamos cómo funciona el OCR línea a línea.

3. Three-way matching

Cruzar la factura con el pedido y con el albarán línea a línea, pre-impuestos. Es la única forma de detectar sobrepagos que el cuadre por totales esconde. Tienes la guía completa aquí.

4. Detección de duplicados

El mismo número de factura llegando dos veces. La misma factura con variación mínima. El mismo proveedor enviando ambas. Detección multi-criterio (proveedor + número + fecha + importe + hash) que evita pagar dos veces.

5. Routing de excepciones

Cuando algo no cuadra, ¿quién lo arregla? Discrepancia de precio → compras. De cantidad → almacén. Duplicado → bloqueo automático. Factura sin pedido → revisión manual. Tener este enrutamiento explícito evita que las excepciones mueran en un correo a finanzas.

Software de facturas recibidas vs ERP de contabilidad

Capacidad	ERP/Contabilidad (Holded, Quipu, Sage)	ininvoice
Emisión de facturas	Sí, función central	No
Recepción y captura por correo	Limitada o requiere módulo extra	Sí, nativo
OCR sin plantillas	Variable	Sí, IDP
Three-way matching línea a línea	No estándar	Sí, base del producto
Detección de duplicados multi-criterio	Básica	Sí
Score de riesgo por factura	No	Sí, 0-100
Routing de excepciones	No	Sí, por tipo
Contabilización a libro mayor	Sí, función central	No (exporta al ERP)
Conciliación bancaria	Sí	No
Modelos fiscales (303, 390, 347)	Sí	No

La conclusión: no son competidores. Son complementarios. Tu ERP sigue siendo el sitio donde se contabiliza y declara. ininvoice es la capa de control que lo alimenta con facturas ya validadas.

Caso de uso: distribuidora con 600 facturas/mes

Pyme distribuidora, 80 proveedores activos, ERP Holded. Antes de ininvoice una persona dedicaba media jornada a casar facturas con pedidos en Excel.

Estimaciones del perfil pyme distribuidora media:

• Tiempo de cuadre manual: ~80 h/mes: orden de 1.200 EUR/mes en horas internas.
• Discrepancias detectadas manualmente: aprox. 6% de facturas con varianza superior al umbral.
• Discrepancias detectadas con cruce línea a línea: aprox. 9-11%: el cuadre por totales no ve compensaciones entre líneas.
• Sobrepagos identificados en el primer trimestre: orden de 4 cifras, suficiente para devolver el coste anual.

El argumento de venta no es "automatiza para ahorrar horas". Es "detecta lo que el cuadre por totales esconde".

Cumplimiento regulatorio 2026-2027

Tres normativas afectan directamente a las facturas que recibirás de tus proveedores:

• Factura electrónica obligatoria B2B (RD 238/2026): a partir de septiembre 2026 los proveedores grandes empiezan a enviarte XML estructurado. Guía completa aquí.
• Verifactu (RD 1007/2023): a partir de 2027 las facturas que recibas vendrán con QR + hash AEAT. Guía aquí.
• SII: si tu empresa supera los umbrales, reporte a AEAT en 4 días desde el registro.

ininvoice está construido alrededor de estas tres. No son módulos extra: son el contexto de diseño.

Precio y plan

Plan: 249 EUR/mes hasta 300 facturas/mes. Sin coste de implementación, sin permanencia, activación instantánea. Ver precio completo.

Preguntas frecuentes

¿Reemplaza ininvoice a mi ERP de contabilidad?

No. Convive con tu ERP (Holded, Sage, A3, Contasol, Quipu). ininvoice es la capa de control que valida las facturas antes de que entren a tu ERP.

¿Funciona con cualquier proveedor de facturación?

Sí, no depende de qué software use tu proveedor para emitir. Soporta PDF, FacturaE, Factur-X, UBL y CII.

¿Qué necesito para empezar?

Acceso al correo donde recibes facturas (Gmail u Outlook), exportación de tus pedidos activos en CSV, y media hora del responsable que valida facturas hoy.

¿Modifica algo en mi correo?

No. La conexión es solo lectura (OAuth scope read). No envía, modifica ni borra correos.

¿Tiene permanencia?

No. Plan mensual, baja con un mes de preaviso. Sin minimums anuales, sin setup fee.