Verifactu para empresas pagadoras: qué tienes que hacer cuando recibes una factura con QR Verifactu

Última actualización: 13 de mayo de 2026. Esta página se mantiene al día con el calendario oficial AEAT y el Real Decreto-ley correspondiente disponible en el BOE.

¿Qué es Verifactu desde el punto de vista del que recibe la factura?

La mayoría de blogs y consultoras sobre Verifactu cubren un solo ángulo: cómo emitir una factura Verifactu, cómo certificar el software de facturación, cómo cumplir con el reglamento del fabricante (Real Decreto 1007/2023). Esa narrativa es legítima, pero deja sin tratar al 100% de los receptores, que somos todos: cualquier empresa que recibe facturas de proveedores entra automáticamente en el "lado pasivo" de Verifactu.

Desde la posición del pagador / receptor, Verifactu es un mecanismo que eleva la trazabilidad de las facturas que entran a tu workflow de cuentas a pagar (AP). Cada factura Verifactu llega con tres elementos verificables:

1. Un código QR en la representación visual de la factura (PDF, impresa, e-mail con HTML).
2. Una huella criptográfica (hash) que encadena ese registro con el anterior emitido por el mismo proveedor. El encadenamiento se hace mediante SHA-256 sobre los campos relevantes de cada factura + el hash de la factura anterior.
3. Una mención literal "VERIFACTU" en la propia factura (cuando el emisor está acogido a la modalidad de remisión a AEAT, no a la modalidad "no verificable" del mismo Reglamento).

Como receptor, tu interacción nominal con Verifactu se limita a tres acciones potenciales:

• Escanear el QR para confirmar que la factura existe en los registros de AEAT (cuando el emisor opta por modalidad Verifactu remitida).
• Conservar el QR y el campo de huella en tu archivo digital de facturas (igual que ya conservas el resto de la factura: artículo 165 LIVA + Reglamento de Facturación).
• Detectar discrepancias entre lo que escaneas y lo que el proveedor te ha enviado (importe, NIF emisor, fecha).

Ninguna de estas tres acciones es obligatoria para el receptor según el Real Decreto 1007/2023 ni según el Real Decreto-ley correspondiente disponible en el BOE. Pero las tres son defendibles ante inspección y disuasorias frente a fraude del proveedor, el caso típico es un proveedor que te emite una factura "Verifactu-like" con QR aparente pero que nunca registró el documento en AEAT, dejándote a ti con una factura que Hacienda no reconoce.

Anti-pánico. No vas a tener un problema fiscal por no validar el QR de las facturas de tus proveedores en 2026 o 2027. El sistema Verifactu reparte responsabilidades: el emisor responde por la emisión correcta, tú respondes por contabilizar el gasto deducible que corresponda. Pero sí vas a tener un problema operativo si descubres tarde (en cierre, en auditoría) que un proveedor te emitió facturas inválidas o duplicadas.

¿Qué obligaciones tiene el pagador legalmente?

Respuesta corta: estrictamente, ninguna obligación nueva derivada de Verifactu. El Real Decreto 1007/2023 (Reglamento de los sistemas informáticos de facturación) recae sobre el emisor y sobre el fabricante del software que emite. El receptor mantiene exactamente las mismas obligaciones que ya tenía antes de Verifactu:

Obligación del receptor	Origen	¿Cambia con Verifactu?
Recibir y conservar la factura (papel o electrónica) durante 4 años	Art. 165 LIVA + Reglamento de Facturación RD 1619/2012	No
Verificar que la factura cumple los requisitos formales (NIF emisor, número, fecha, base, IVA)	Reglamento de Facturación	No, pero el QR facilita la verificación
Conservar la integridad y legibilidad de la factura electrónica	RD 1619/2012 art. 8 + 21	No, pero conviene archivar el QR junto a la factura
Detectar duplicidad y registrar correctamente en el libro de facturas recibidas	LIVA + Reglamento	No, pero el hash Verifactu sirve como clave única natural
Reportar la factura recibida en SII (si tu empresa está incluida en SII)	Real Decreto 596/2016	No: SII y Verifactu son sistemas paralelos, no encadenados

Donde sí hay interacciones indirectas con Verifactu:

• Si tu proveedor te emite Verifactu pero la factura no aparece en AEAT al validarla, puedes estar ante una factura que el emisor no remitió correctamente. Como pagador, no eres responsable, pero tu derecho a deducción del IVA queda en riesgo si Hacienda cruza datos. Best practice: validar al recibir, no en el cierre.
• Si tu proveedor te emite con "factura no verificable" (la otra modalidad del RD 1007/2023, sin remisión a AEAT en tiempo real), no podrás escanear el QR contra el sistema central. Esa factura es legal igualmente, pero pierdes el beneficio de validación instantánea.
• A partir de la entrada en vigor de la factura electrónica B2B obligatoria (Ley Crea y Crece, Ley 18/2022, todavía pendiente del Reglamento que la desarrolla según el calendario actualizado del Ministerio de Hacienda), el receptor sí tendrá obligaciones adicionales: confirmar entrega, estados de pago, etc. Pero eso es factura electrónica B2B, no Verifactu. Son sistemas diferentes que conviven, para profundizar, lee la guía de recepción factura electrónica 2026.

Resumen del marco legal: Verifactu no añade carga al pagador. La factura electrónica B2B sí lo hará. No mezcles los dos sistemas en tu plan de adaptación.

Cómo validar un QR Verifactu paso a paso

A continuación, el procedimiento manual para validar el QR de una factura Verifactu recibida. Está pensado para que un equipo financiero lo ejecute sin software especializado; más abajo verás cómo automatizarlo dentro de un workflow AP.

1. Identifica que la factura es Verifactu. Busca en la factura recibida (PDF, e-mail HTML, impresa) dos señales: la leyenda literal "VERIFACTU" o "Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT" (normalmente cerca del pie o junto al QR) y un código QR cuadrado, distinto del QR de pago o del QR de TicketBAI (si el emisor está en País Vasco). El QR Verifactu apunta a una URL del dominio aeat.es en el sistema definitivo de AEAT. Si no encuentras esas señales, la factura no es Verifactu: puede ser una factura ordinaria perfectamente válida, simplemente emitida por un proveedor que aún no se ha adherido al sistema.
2. Escanea el QR con tu móvil o lector. Usa cualquier lector de QR estándar (cámara nativa del móvil, app de lectura de códigos, módulo de tu software de gestión documental). No necesitas una app oficial de la AEAT; el QR contiene una URL pública. Al escanear, el QR redirige a una página de la sede de AEAT que muestra los datos cotejados de la factura: NIF del emisor, número de factura, fecha, base imponible e importe total.
3. Compara los datos cotejados con los de la factura recibida. En la página de AEAT que aparece tras escanear, comprueba uno a uno: NIF del emisor coincide con el que figura en la factura; número de factura coincide letra a letra (cuidado con series alfanuméricas); fecha de expedición coincide; importe total coincide al céntimo. Si cualquiera de los cuatro campos no coincide, marca la factura como sospechosa y abre incidencia con el proveedor antes de contabilizar.
4. Confirma que la factura aparece como "remitida". La página de AEAT indicará si la factura ha sido remitida correctamente al sistema central. Si aparece como "no encontrada" o "pendiente", contacta con el proveedor: o bien usa modalidad "no verificable" (legal pero no consultable), o bien hubo un fallo de comunicación en su software de facturación.
5. Conserva el QR junto con la factura. Tu obligación de conservación durante 4 años aplica a la factura entera, incluido el QR si forma parte de la representación visual original. Cuando archives la factura en tu gestor documental, no recortes el QR: archiva el PDF completo o, si extraes datos a JSON, guarda al menos la URL del QR y el hash que aparezca en la factura.
6. Registra el resultado de la validación en tu sistema. En tu ERP o módulo de cuentas a pagar, añade un campo (booleano o estado) verifactu_validado con uno de tres valores: ok, discrepancia, no remitida. Esto te permite filtrar y auditar a final de mes. Si usas ininvoice u otro AP automation, este paso se hace automáticamente, ver siguiente sección.
7. Repite el control en muestra para proveedores no Verifactu. Para proveedores que todavía no emiten Verifactu (mientras dure la transición), añade controles compensatorios: verificación periódica del NIF en el censo de la AEAT, control cruzado con SII si aplica, y revisión manual de facturas de importe alto. La validación QR no sustituye al resto de controles AP, los complementa.

Cómo integrar la validación QR en el workflow AP automation

Validar QR factura a factura es viable cuando recibes 20 facturas al mes. Cuando recibes 200, 2.000 o 20.000, el proceso manual rompe. La buena noticia: la validación QR es mecánica, extraes el QR del PDF, lanzas un HTTP request a la URL, parseas la respuesta, comparas con los datos ya extraídos por tu OCR. Cinco pasos automatizables sin intervención humana.

Un buen sistema de touchless accounts payable ya hace OCR sobre la factura al recibirla en el buzón de proveedores. Añadir validación Verifactu es una extensión natural del mismo pipeline. En el caso de ininvoice, el flujo es:

1. Captura: la factura llega a un buzón unificado (e-mail proveedores, portal de subida, conectores ERP).
2. OCR + extracción estructurada: se extraen los 12 campos clave de la factura (emisor, número, fecha, base, IVA, total, líneas, IBAN, etc.).
3. Detección Verifactu: el sistema detecta si la factura contiene un QR Verifactu. Si lo detecta, extrae la URL del QR.
4. Validación contra AEAT: el sistema hace la consulta a la URL del QR, parsea la respuesta, compara con los datos OCR. Si todo coincide, marca la factura como verifactu_ok. Si hay discrepancia, abre una excepción.
5. Matching tres bandas + workflow: la factura pasa al three-way matching habitual (pedido + albarán + factura). Una factura verifactu_ok es un input más fiable para el matching automático.

El valor real de integrar Verifactu en AP automation no es el "cumplimiento" (recordemos que el receptor no tiene obligación) sino tres ganancias operativas concretas:

• Detección temprana de proveedores en transición. Sabes qué porcentaje de tu cartera de proveedores ya emite Verifactu, qué porcentaje no, y puedes priorizar conversaciones de onboarding electrónico con los rezagados.
• Reducción de excepciones manuales. Una factura validada contra AEAT es una factura con menos probabilidad de error de captura. Tu equipo financiero atiende solo las excepciones genuinas.
• Auditoría preparada en tiempo real. Cuando llegue inspección, no recompones la validación a posteriori: la tienes registrada en cada factura, con timestamp y resultado.

Ininvoice incluye validación Verifactu en su pipeline AP estándar desde el plan base. Si quieres ver cómo se integra con tu ERP actual y cuál es el coste real, consulta nuestra página de precio. También puedes ver cómo encaja en el impacto de Verifactu en touchless AP con un ejemplo numérico de pipeline real.

Calendario 2026/2027 para receptores

Las fechas Verifactu cambiaron a finales de 2025 con el Real Decreto-ley correspondiente disponible en el BOE, que aplazó la entrada en vigor para gran parte del tejido empresarial. A continuación, el calendario consolidado desde el punto de vista del receptor, es decir, cuándo empezarás a recibir facturas con QR Verifactu de tus proveedores en función del tamaño de cada uno.

Tamaño del proveedor emisor	Fecha de obligación Verifactu emisor	¿Cuándo empezarás a recibir Verifactu de él?
Empresas grandes (>6M€ facturación o sujetos a SII)	1 enero 2026	A partir de Q1 2026 (algunos ya emiten voluntariamente desde julio 2025)
Empresas medianas (entre 6M€ y umbral pyme)	1 julio 2026	A partir de Q3 2026 (consulta el calendario actualizado del Ministerio de Hacienda)
Pymes (resto de empresas no SII)	1 enero 2027	A partir de Q1 2027
Autónomos personas físicas	1 julio 2027	A partir de Q3 2027
Empresas exoneradas (sin facturación o sólo operaciones exentas relevantes)	No aplica	Pueden no emitir Verifactu nunca

Fuentes: Real Decreto 1007/2023 (BOE-A-2023-24840), Orden Ministerial HAC/1177/2024 y el Real Decreto-ley correspondiente disponible en el BOE, según el calendario actualizado del Ministerio de Hacienda.

Lectura para el receptor: durante todo 2026 vas a recibir una mezcla de facturas Verifactu y facturas tradicionales. Esa mezcla es el peor escenario operativo: dos circuitos distintos conviviendo. La recomendación es no esperar a que la mezcla termine en 2027/2028: monta el circuito de validación Verifactu ahora, déjalo activo para los proveedores que ya emiten, y para el resto seguirá funcionando el flujo OCR habitual sin cambios. Si tu volumen es de pyme, complementa esta guía con la comparativa específica de verifactu pyme recepción.

Errores típicos al validar Verifactu recibido

Patrones que se repiten en empresas que han empezado a procesar facturas Verifactu de proveedores grandes durante el primer semestre de 2026.

Error 1: validar el QR sólo al cierre de mes

Síntoma: el equipo financiero acumula facturas durante el mes y al cierre intenta validar todos los QR de golpe. Encuentra discrepancias tarde, cuando ya no hay margen para pedir corrección al proveedor.

Solución: validar al recibir. La validación QR cuesta 200 ms; integrarla en el momento de captura no tiene impacto operativo.

Error 2: confundir QR Verifactu con QR TicketBAI

Síntoma: un proveedor del País Vasco emite con TicketBAI y el equipo intenta validar contra el sistema central de AEAT. La validación falla siempre porque TicketBAI tiene su propio sistema (BATUZ).

Solución: el detector debe distinguir por dominio de la URL del QR. TicketBAI apunta a bizkaia.eus, gipuzkoa.eus, o araba.eus. Verifactu apunta a aeat.es.

Error 3: rechazar facturas sin QR como "no válidas"

Síntoma: una factura sin QR Verifactu se trata como factura defectuosa. Devolución al proveedor. Fricción innecesaria.

Solución: hasta 2027/2028 muchos proveedores legítimos no emiten Verifactu. La ausencia de QR no es un defecto. Solo es relevante si el proveedor te ha confirmado que ya está en Verifactu y aun así emite sin QR: entonces sí pide corrección.

Error 4: archivar la factura sin el QR

Síntoma: el OCR extrae los datos a JSON y descarta el PDF original. Pasados meses, en una inspección, no hay manera de revalidar.

Solución: archivar siempre el PDF original junto con los datos extraídos. Conservación 4 años, igual que cualquier factura.

Error 5: tratar Verifactu como sustituto del three-way matching

Síntoma: el equipo financiero asume que "factura Verifactu = factura correcta" y baja el rigor del control contra pedido y albarán.

Solución: Verifactu certifica emisión válida, no importe correcto. Una factura puede ser perfectamente Verifactu y a la vez estar duplicada, mal facturada o no corresponder con lo entregado. El three-way matching sigue siendo el control que detecta varianza de precio o cantidad: Verifactu es una capa anterior, no un sustituto.

Error 6: pánico regulatorio en cierre 2025

Síntoma: equipos de AP detienen pagos a proveedores que "no han implementado Verifactu" creyendo que está vigente desde 2025.

Solución: Verifactu emisor no era obligatorio en 2025 para nadie. La obligación arranca por tramos a partir de 2026. Cualquier factura recibida antes del 1 enero 2026 sin Verifactu es plenamente válida y debe procesarse normalmente.

FAQ

¿El receptor de una factura Verifactu está obligado a validar el QR?

No. El Real Decreto 1007/2023 y el Real Decreto-ley correspondiente disponible en el BOE imponen obligaciones al emisor y al fabricante del software de facturación, no al receptor. Validar el QR es best practice por trazabilidad y detección temprana de errores del proveedor, pero no es exigible legalmente.

¿Qué pasa si recibo una factura Verifactu cuyo QR no valida contra AEAT?

La factura sigue siendo válida formalmente si cumple los requisitos del Reglamento de Facturación (NIF, número, fecha, base, IVA). Que el QR no valide indica que el emisor no remitió correctamente el registro a AEAT, es un problema del emisor, no tuyo. Best practice: comunicarlo al proveedor para que regularice, y conservar la factura como recibida. Tu derecho a deducción del IVA no se pierde por un fallo de remisión del emisor.

¿Verifactu sustituye al SII?

No. Verifactu y SII son sistemas paralelos. SII es el suministro inmediato de información de los libros registro y aplica a empresas grandes (>6M€) y voluntarios. Verifactu es el sistema verificable de facturación. Una empresa puede estar obligada a ambos, a uno solo, o a ninguno según su tamaño y actividad.

¿Cómo se diferencia un QR Verifactu de un QR TicketBAI?

Por el dominio de la URL a la que apunta. Verifactu apunta a aeat.es (sede electrónica nacional). TicketBAI apunta a bizkaia.eus, gipuzkoa.eus o araba.eus según el territorio histórico vasco. Visualmente son iguales (códigos QR cuadrados), funcionalmente equivalen, pero los sistemas centrales son distintos.

¿Tengo que conservar el QR Verifactu durante 4 años?

Sí, como parte integral de la factura. La obligación de conservación durante 4 años (art. 165 LIVA + RD 1619/2012) aplica a la representación visual completa. Si archivas en PDF, no recortes el QR. Si extraes a JSON, conserva la URL del QR y el hash.

¿Y si mi proveedor emite con "factura no verificable" (modalidad no Verifactu)?

Es plenamente legal. El RD 1007/2023 contempla dos modalidades: Verifactu (con remisión a AEAT) y no verificable (sin remisión, pero con los mismos requisitos de integridad criptográfica e inalterabilidad). En la modalidad no verificable no podrás escanear el QR contra el sistema central, pero la factura es válida igualmente. Como receptor, tu única acción es archivar normalmente.

¿La validación QR Verifactu funciona offline?

No. La validación requiere consultar la sede electrónica de AEAT en tiempo real. Si no tienes conexión, no puedes validar. Esto es esperable: el valor de la validación está en el cotejo contra el registro central, que vive en AEAT.

¿Puede ininvoice validar QR Verifactu automáticamente sobre todas las facturas que recibo?

Sí. Ininvoice integra la detección de QR Verifactu y la validación contra AEAT como parte estándar del pipeline de captura y extracción de facturas. Cada factura entra al sistema, se OCR-iza, se detecta si tiene QR Verifactu, se valida contra AEAT, se compara con los datos OCR, y se marca el resultado. El equipo financiero solo interviene en las excepciones, no en el 95% de facturas que validan limpias. Consulta el precio o lee cómo encaja en un flujo touchless AP.

Próximos pasos para tu empresa receptora

Tres acciones concretas que puedes empezar esta semana, en orden de impacto:

1. Inventaria a tus proveedores por tamaño. Identifica cuáles van a empezar a emitir Verifactu en 2026 (los grandes, >6M€) y cuáles esperarán a 2027 (pymes). Esa segmentación te dice qué porcentaje de tu volumen mensual va a llegar con QR Verifactu durante este año.
2. Decide modo de validación: manual (procedimiento de los 7 pasos descrito arriba, viable hasta ~50 facturas/mes), o automatizado (integrado en tu sistema AP). La decisión no es ideológica, es de coste/hora financiera.
3. Ajusta tu archivo digital. Verifica que tu gestor documental conserva los PDF completos con QR, no solo los datos extraídos. Si trabajas con un sistema que recorta o normaliza el PDF, pídeles que mantengan la versión original.

Si quieres ver cómo se ve la validación QR Verifactu en un workflow AP real, lee la guía de recepción factura electrónica 2026, revisa la comparativa específica de verifactu pyme recepción, o profundiza en el impacto de Verifactu en touchless AP.

Fuentes oficiales

• Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento que establece los requisitos de los sistemas y programas informáticos de facturación. BOE-A-2023-24840.
• Real Decreto-ley de aplazamiento Verifactu: consulta el Real Decreto-ley correspondiente disponible en el BOE.
• Orden Ministerial HAC/1177/2024, por la que se desarrollan las especificaciones técnicas de Verifactu (consulta el calendario actualizado del Ministerio de Hacienda).
• Sede electrónica AEAT: Sistemas informáticos de facturación y Verifactu: sede.agenciatributaria.gob.es.
• Ley 18/2022, "Crea y Crece" (factura electrónica B2B, sistema independiente de Verifactu): BOE-A-2022-15818.