Plantilla: política de three-way matching
Copia esta plantilla, rellena los placeholders [EN AMARILLO] con los datos de tu empresa y pubícala internamente. Estructura en 8 secciones lista para auditoría interna, SOX y procesos de certificación.
Política interna
Política de conciliación three-way matching y aprobación de facturas de proveedores
| Empresa | [NOMBRE EMPRESA] |
| Versión | [1.0] |
| Fecha de aprobación | [DD/MM/AAAA] |
| Aprobado por | [Director/a Financiero/a] |
| Departamento responsable | [Finanzas / Administración] |
| Próxima revisión | [DD/MM/AAAA] |
1. Objeto
Esta política establece los procedimientos de conciliación de facturas de proveedores mediante el proceso de three-way matching en [NOMBRE EMPRESA]. Su objetivo es garantizar que toda factura pagada corresponde exactamente a un pedido de compra autorizado y a una recepción de mercancía o servicio verificada, línea por línea, antes de que se produzca cualquier desembolso.
Esta política protege a la empresa frente a pagos duplicados, sobreprecios no autorizados, facturas fraudulentas y riesgos de cumplimiento fiscal.
2. Alcance
Esta política aplica a:
- Todas las facturas de proveedores recibidas por [NOMBRE EMPRESA] con importe superior a [IMPORTE MÍNIMO, ej: 50 EUR].
- Todos los departamentos que generen pedidos de compra o contraten servicios externos: [listar departamentos afectados, ej: Compras, Operaciones, IT, Marketing].
- Todos los proveedores registrados en el maestro de proveedores de la empresa.
Excepciones al alcance: los siguientes tipos de pago quedan fuera del proceso de three-way matching y siguen el procedimiento de aprobación directa por Finanzas: [ej: gastos de viaje, anticipos, importes < 50 EUR, servicios periódicos con contrato marco vigente].
3. Roles y responsabilidades
| Rol | Responsabilidad en el proceso | Titular en [EMPRESA] |
|---|---|---|
| AP Analyst | Recibir, clasificar y lanzar el proceso de conciliación de facturas. Gestionar excepciones de nivel 1. | [Nombre / Equipo] |
| Responsable de Compras | Emitir y mantener actualizados los pedidos de compra. Resolver excepciones de precio y de proveedor. | [Nombre / Equipo] |
| Responsable de Almacén / Recepción | Registrar la recepción de mercancía en el sistema dentro de las 24 h siguientes a la entrega. Resolver excepciones de cantidad. | [Nombre / Equipo] |
| Controller / DAF | Aprobación de excepciones de nivel 2 (IVA, IRPF, fraude, plazos legales). Revisión mensual de KPIs. | [Nombre] |
| Director/a Financiero/a | Aprobación de excepciones de nivel 3 (cambio de cuenta bancaria, facturas de importe superior a [UMBRAL]). Revisión trimestral de la política. | [Nombre] |
4. Tolerancias por categoría de compra
Las tolerancias determinan cuándo una discrepancia genera excepción y cuándo se acepta automáticamente. Se aplican en modo OR: se acepta la línea si la diferencia está dentro de la tolerancia porcentual O dentro de la tolerancia absoluta (la que sea más permisiva).
| Categoría | Tolerancia precio (%) | Tolerancia precio (EUR) | Tolerancia cantidad (%) | Notas |
|---|---|---|---|---|
| [Materias primas] | [2%] | [1,50 EUR] | [0%] | [Sin tolerancia en cantidad: pedidos exactos] |
| [Servicios periódicos] | [0%] | [0,50 EUR] | [N/A] | [Sin albarán: two-way matching] |
| [Suministros de oficina] | [5%] | [3,00 EUR] | [5%] | [Tolerancia ampliada por variabilidad de precio] |
| [Equipos y maquinaria] | [0%] | [0%] | [0%] | [Aprobación manual obligatoria] |
| [Añadir categorías según tu sector] | [%] | [EUR] | [%] |
La tolerancia estándar de ininvoice es 2% O 1,50 EUR por línea (modo OR). Estas son las tolerancias de esta empresa; deben configurarse en el sistema AP.
5. Workflow de gestión de excepciones
Nivel 1: Resolución operativa (SLA: 24-48 h)
Gestionadas directamente por AP Analyst en coordinación con Compras o Almacén. Incluyen: descuadres de precio dentro de umbral de aprobación del AP Analyst ([ej: hasta 100 EUR de varianza total]), albaranes faltantes y facturas sin número de pedido.
Nivel 2: Aprobación Controller / DAF (SLA: 48-72 h)
Requieren validación del Controller o DAF. Incluyen: discrepancias de IVA o IRPF, facturas con varianza de precio superior a [ej: 100 EUR], proveedores no registrados y facturas fuera del plazo legal de pago.
Nivel 3: Aprobación Director/a Financiero/a (SLA: 4 h)
Requieren aprobación expresa del DAF. Incluyen: cambio de cuenta bancaria del proveedor (bloqueo inmediato + verificación telefónica), facturas superiores a [ej: 10.000 EUR] con cualquier excepción, y sospecha de fraude documental.
Escalado y tiempo máximo
Si una excepción no se resuelve en el SLA del nivel correspondiente, escala automáticamente al nivel superior. Ninguna excepción puede quedar abierta más de [ej: 10 días hábiles] sin resolución documentada.
6. Frecuencia de revisión de la política
- Revisión operativa mensual: el AP Analyst revisa los KPIs del mes anterior y reporta al Controller las excepciones recurrentes y las tendencias de varianza por proveedor.
- Revisión trimestral de tolerancias: el Controller revisa si las tolerancias configuradas siguen siendo adecuadas para cada categoría, considerando cambios de precio de mercado y nueva información contractual.
- Revisión anual de la política: el DAF revisa y aprueba la política completa. Cualquier cambio de estructura, roles o umbrales requiere aprobación del DAF y actualización del número de versión.
- Revisión extraordinaria: cualquier incidente de fraude o pago duplicado significativo activa una revisión inmediata del proceso afectado.
7. KPIs de seguimiento
| KPI | Descripción | Objetivo | Frecuencia |
|---|---|---|---|
| Tasa touchless | % facturas conciliadas automáticamente sin intervención humana | [≥ 60%] | Mensual |
| Tasa de excepción | % facturas que generan al menos una excepción | [≤ 15%] | Mensual |
| Tiempo medio de resolución de excepción | Horas desde detección hasta resolución | [≤ 36 h] | Mensual |
| Varianza total detectada (EUR/mes) | Suma de varianzas de precio y cantidad en facturas con excepción | Seguimiento — sin objetivo fijo | Mensual |
| Duplicados detectados y bloqueados | Número de facturas duplicadas bloqueadas antes del pago | 0 duplicados pagados | Mensual |
| Proveedores con varianza recurrente | Proveedores con más de [3] excepciones de precio en el trimestre | Acción correctiva en [30] días | Trimestral |
8. Anexos
- Anexo A. Maestro de categorías de compra y tolerancias configuradas en el sistema AP (ver configuración en [ininvoice / nombre del sistema]).
- Anexo B. Matriz de exception routing (ver Matriz de exception routing AP de ininvoice como referencia).
- Anexo C. Directorio de proveedores autorizados (mantenido por Compras en [nombre del sistema ERP]).
- Anexo D. Umbrales de aprobación por nivel y firma autorizada (ver tabla de autorizaciones de Finanzas versión [X.X]).
- Anexo E. [Añadir anexos adicionales según requerimientos de tu empresa, auditor o sector].
Este documento sustituye a cualquier versión anterior de la política de conciliación de facturas en [NOMBRE EMPRESA]. Toda excepción a esta política requiere aprobación por escrito del Director/a Financiero/a.
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