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Actualizado 29 Abr 2026
Matriz de exception routing en cuentas a pagar
Recurso de ininvoice para equipos AP: 15 tipos de excepción de factura, responsable de resolución, SLA recomendado y acción en el sistema. Imprime esta página en A4 horizontal o expórtala como PDF (Cmd+P / Ctrl+P → Guardar como PDF).
Finanzas/DAF
Compras/Procurement
Almacén/Recepción
AP Analyst
SLA: tiempo desde detección hasta resolución
| Tipo de excepción | Quién la resuelve | SLA recomendado | Acción en ininvoice |
|---|---|---|---|
| Descuadre de precio Precio unitario facturado ≠ precio pactado en PO (fuera de tolerancia) |
Compras valida si hay acuerdo de precio actualizado | 48 h hábiles | Excepción automática. AP Analyst enruta a Compras. Si se aprueba, ajustar tolerancia o solicitar nota de abono al proveedor. |
| Descuadre de cantidad Cantidad facturada ≠ cantidad recibida en albarán |
Almacén/Recepción confirma o corrige el albarán | 24 h hábiles | Factura en espera de albarán corregido. Si el albarán no llega en SLA, alerta a responsable de almacén. |
| Albarán faltante Factura sin goods receipt registrado |
Almacén/Recepción registra la recepción | 72 h hábiles | Factura en estado pendiente hasta confirmar GR. Notificación automática al receptor designado. |
| Factura duplicada Mismo proveedor + importe + fecha (±30 días) o mismo número de factura |
AP Analyst verifica si es reenvío o doble cobro | 4 h hábiles | Factura bloqueada automáticamente. AP Analyst decide: archivar como duplicado o procesar si la primera fue rechazada. |
| Proveedor desconocido CIF no registrado en el maestro de proveedores |
Compras valida y da de alta al proveedor | 48 h hábiles | Factura en cuarentena. Compras crea la ficha de proveedor. Hasta alta, no se procesa ninguna factura de ese emisor. |
| IVA incorrecto Tipo de IVA no coincide con el esperado para esa categoría de producto |
Finanzas/DAF valida el tipo aplicable con asesor fiscal | 48 h hábiles | Factura marcada con alerta fiscal. No se aprueba hasta validación. Si el tipo es incorrecto, solicitar factura rectificativa. |
| IRPF faltante o incorrecto Proveedor sujeto a retención que no la aplica o aplica porcentaje erróneo |
Finanzas/DAF valida la retención aplicable | 48 h hábiles | Alerta fiscal en la factura. AP Analyst contacta al proveedor para emitir factura corregida. No se registra hasta rectificación. |
| Factura fuera de plazo de pago Fecha de vencimiento supera el plazo máximo legal (Ley 15/2010) |
Finanzas/DAF revisa el contrato y negocia condiciones si procede | 24 h hábiles | Alerta de plazo. Finanzas decide si acepta las condiciones o solicita al proveedor nueva factura con fecha correcta. |
| Descuadre de divisa Moneda de la factura no coincide con la del PO, o tipo de cambio fuera de rango |
Compras confirma el tipo de cambio pactado | 48 h hábiles | Factura bloqueada. Compras confirma el tipo de cambio aplicable. Si hay diferencia material, solicitar nota de abono. |
| Falta firma / aprobación del pedido PO sin firma del responsable de compras autorizado |
Compras obtiene la aprobación del responsable | 24 h hábiles | Factura en espera. Notificación al aprobador de pedidos. Sin PO firmado, no se puede completar el three-way matching. |
| CIF del proveedor faltante o erróneo Factura sin NIF/CIF o con formato incorrecto (requisito fiscal obligatorio) |
AP Analyst contacta al proveedor para corrección | 72 h hábiles | Factura no procesable hasta rectificación. No puede registrarse como gasto deducible sin NIF válido del emisor. |
| Cuenta bancaria del proveedor cambiada IBAN en la factura difiere del IBAN registrado en el maestro |
Finanzas/DAF verifica con el proveedor por canal seguro (telefónico) | 4 h hábiles: bloqueo inmediato | Pago bloqueado automáticamente. Finanzas llama al proveedor para confirmar el cambio. Alta alerta de fraude BEC. |
| Pedido de compra inexistente Factura sin PO asociado y sin posibilidad de matching por fuzzy search |
Compras localiza o crea el PO retroactivo | 48 h hábiles | Factura enrutada a Compras. Si el PO no puede crearse, Compras decide aprobar manualmente con justificante o rechazar la factura. |
| Cantidad recibida parcial (entrega en curso) Albarán registra menos unidades de las facturadas porque la entrega está incompleta |
AP Analyst coordina con Almacén el seguimiento de entregas pendientes | Según plazo de entrega acordado | Factura en espera de GR completo. Se puede aprobar el importe proporcional a lo recibido si el proveedor acepta pago parcial. |
| Descripción de línea no coincide con PO El texto de la factura no permite un fuzzy match fiable con ninguna línea del PO |
Compras confirma qué línea del PO corresponde | 48 h hábiles | AP Analyst propone el match candidato más probable. Compras confirma o reasigna. La asignación manual queda registrada en el historial. |
Notas de uso
- SLA contados desde la detección automática de la excepción por el sistema, no desde la llegada de la factura.
- Los plazos son recomendaciones operativas. Adapta a tus SLAs internos y a los plazos de la Ley 15/2010 (30 días en compras públicas, 60 días en privadas).
- La alerta de cuenta bancaria cambiada es la excepción más crítica: bloqueo inmediato y verificación telefónica siempre.
- Esta matriz no sustituye a tu procedimiento interno de control. Úsala como punto de partida y ajústala a tu sector y estructura.
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